Mentions légales

En tant que société responsable, le Club Trafic Québec accorde la plus grande attention à la protection des renseignements personnels de ses clients et partenaires en mettant en œuvre des procédures et des solutions techniques conformes aux normes de cybersécurité et à la règlementation applicable, dont la Loi modernisant les dispositions législatives sur la protection des renseignements personnels au Québec et les lois et règlements applicables en matière de protection de la vie privée au Canada.

1. Gestion des renseignements personnels

1. Quels sont les renseignements personnels que nous utilisons ?

Les « renseignements personnels » (RP) sont tous les renseignements qui se rapportent à une personne physique et qui permettent, directement ou indirectement, de l’identifier. Cette définition s’applique aux renseignements recueillis et conservés par le Club Trafic Québec ou par un tiers partenaire, peu importe la nature de leur support et la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Les catégories de renseignements personnels recueillis par le Club Trafic Québec sont indiquées ci-dessous (liste non exhaustive) :

• Informations d’identification: nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone portable, adresse électronique personnelle, nationalité, âge, tranche d’âge, date de naissance, état matrimonial, avatar, photo, prix ou récompenses, code postal, pays ou ville de naissance, etc.
• Informations commerciales: historique des transactions, demandes de renseignements et devis, etc.
• Renseignements relatifs à la candidature, les ressources humaines et l’embauche: CV, permis de conduire, formation, niveau d’études, niveau d’études, expérience, lettres de recommandation, références, antécédents professionnels, passetemps, catégories d’intérêt, engagement communautaire, appartenance à des clubs / organismes de bienfaisance (autres que politiques ou religieux), programme éducatif, dossiers scolaires, résultats de tests / examens, diplômes d’études secondaires, notes / moyenne pondérée cumulative, informations d’entrevue, etc.
• Informations sur l’activité informatique et numérique: adresse IP, adresse MAC, journaux, type d’appareil, etc.
• Informations sur le compte : rôle et autorisations, paramètres et préférences, connexion, mot de passe, etc.
• Témoins de navigation (cookies) : les cookies sont de petits fichiers qui peuvent être téléchargés sur l’appareil d’un visiteur lors de la visite et de l’utilisation du site web du Club Trafic Québec. Ils permettent de reconnaitre les appareils et de stocker des informations sur les préférences ou actions précédentes des utilisateurs. Le Club Trafic Québec peut utiliser des cookies pour enregistrer les préférences de l’utilisateur, optimiser la conception de son site web ou à des fins commerciales et promotionnelles. Les cookies nous aident également à identifier les sections les plus populaires de notre site Web et nous permettent de fournir un contenu qui répond plus précisément aux besoins des clients tout en améliorant notre service. Enfin, certains cookies de navigation sont nécessaires pour des raisons strictement techniques. Ils facilitent la navigation et augmentent la convivialité des sites Web et des applications.
• Géolocalisation : la géolocalisation des camions se fait pour se conformer aux obligations légales;
• Vidéosurveillance : films issus du système de vidéosurveillance et permettant d’identifier des personnes physiques.

Les RP, comme toutes données confidentielles, doivent être identifiés (titre du dossier, etc.), afin d’en faciliter la gestion et la protection. 

2. A quelles fins sont collectés et traités vos renseignements personnels ?

Dans certaines circonstances, vos renseignements personnels sont indispensables pour la conclusion d’un contrat ou pour respecter certaines obligations légales.

Lorsque vous consentez à la collecte de renseignements personnels vous concernant, le Club Trafic Québec recueille et traite vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Prospection et transactions commerciales

• Personnaliser le site Web;
• Utilisation des services offerts par le Club Trafic Québec;
• Gestion des transactions: commande, expédition, facturation, paiement;
• Envoie des communications commerciales relatives à notre société ou à des sociétés partenaires sélectionnées;
• Notifications ou bulletin électronique;

• Gestion des ressources humaines et administration :

• Formation et développement
• Gestion financière : Paie et autres
• Gestion de régime de retraite
• Gestion des assurances collectives
• Recrutement : Vérification des antécédents et des diplômes, tenue d’entrevues, organisation d’évènements de recrutement, vérification des références, collecte d’informations sur les candidats qui ont postulé pour des offres d’emploi, identification et attraction de candidats qualifiés;
• Gestion des profils, des applications et des échanges avec le Club Trafic Québec;

• Recherche et développement : amélioration des produits, sites Web, applications, services et expériences utilisateur, ainsi qu’à d’autres fins de recherche et d’analyse afin d’améliorer nos produits, services, activités, opérations et processus.
• Audit, rapports et enquêtes: statistiques, enquêtes internes, rapports sur les incidents éthiques et de conformité, gestion des conflits d’intérêts, conformité aux contrôles à l’exportation, gestion des litiges, obligations légales de l’entreprise et gestion des mandats.
• Conformité légale : respect des obligations légales, notamment pour répondre à une autorité, à une décision judiciaire ou à une demande de divulgation de documents.
• Se protéger et protéger les autres : lorsqu’il est nécessaire d’enquêter, de prévenir ou de prendre des mesures concernant des activités illégales, des escroqueries présumées, des menaces potentielles pour les individus, des violations des politiques, des conditions ou d’autres règlements.
• Analyse de l’information : optimisation des ressources informatiques, amélioration de la performance et des processus du Club Trafic Québec, garantie et préservation des intérêts du Club Trafic Québec, respect des ententes sociales et/ou des obligations légales.

Les renseignements personnels ne sont utilisés qu’aux fins susmentionnées, à moins que nous ne croyions raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison qui est également conforme à l’objectif initial. Dans ce cas, le titulaire des renseignements personnels doit être informé avant tout traitement.

Nous utiliserons vos renseignements personnels uniquement pour les finalités ci-dessus, sauf si nous estimons de façon raisonnable que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Dans ce cas, nous vous en informerons avant tout traitement et nous vous enverrons la notice d’information sur la confidentialité appropriée. 

La collecte de renseignements personnels est effectuée par les moyens suivants (liste non exhaustive) :

• Collecte de CV
• Collecte de renseignements personnels auprès des employés (rapports d’inspections,   contrat d’embauche, adhésion aux régimes de retraite, adhésion au régime d’assurance collective, enregistrement de la paie, etc.)
• Transactions commerciales (contrats, etc.)
• Abonnement aux infolettres
• Navigation sur les systèmes d’information du Club Trafic Québec
• Système de géolocalisation
• Vidéosurveillance

3. Consentement

Sauf dans les cas prévus par la loi, le consentement de l’utilisateur à la divulgation de ses renseignements personnels doit être explicite, libre, éclairé et destiné aux fins définies ci-dessus.

Le consentement est recueilli par les moyens suivants (non exhaustif): signature manuscrite, signature électronique, boite de clic.

Le consentement est recueilli séparément pour chacune des fins prévues.

Le consentement n’est valide que pour le temps nécessaire à l’atteinte des fins pour lesquelles il a été demandé.

Le consentement des mineurs de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou par le tuteur. Le consentement des mineurs âgés de 14 ans et plus est donné par le mineur, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur.

Exemption du consentement

Le consentement à la collecte ou à la communication de renseignements personnels n’est pas requis dans les cas suivants :

• La divulgation de renseignements personnels nécessaires à la conclusion d’une transaction commerciale;
• Divulgation de renseignements personnels à des fins d’études statistiques, de recherche ou de production;
• Autres cas prévus par la loi : communication au Procureur, poursuite d’une infraction à une loi québécoise, application d’une convention collective, situation d’urgence avec mise en danger, etc.

4. Combien de temps vos renseignements personnels sont-ils conservés ?

Conformément à la loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, nous traitons et conservons vos renseignements personnels la durée strictement nécessaire aux fins pour lesquelles vous avez accordé votre consentement ou aussi longtemps que nécessaire pour respecter nos obligations légales et contractuelles.

Au-delà du temps prévu de conservation, vos renseignements personnels sont détruits ou anonymisés de façon définitive.

5. Prise de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des renseignements personnels.

Si le Club Trafic Québec devait utiliser un tel processus, nous vous en informerions au préalable et nous vous renseignerions sur vos droits, notamment la possibilité de rectifier les renseignements utilisés pour la prise de décision et le droit de formuler des observations.

6. Protection de vos renseignements personnels

Le Club Trafic Québec respecte la règlementation en vigueur et les normes imposées en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité des systèmes d’information.

Nous appliquons des mesures de sécurité techniques et de réponses aux incidents pour protéger les renseignements personnels que nous gérons (ou qui sont confiés à nos partenaires sélectionnés) contre les manipulations accidentelles ou intentionnelles, pertes, destructions et accès par des personnes non autorisées.

Nos procédures de sécurité sont continuellement améliorées en fonction des nouvelles technologies disponibles.

7. Communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec

Les renseignements personnels que nous collectons peuvent être stockés, traités et transférés dans tous les pays ou régions dans lesquels opère le Club Trafic Québec afin de nous permettre d’utiliser ces informations en accord avec cette politique.

Dans le cas d’un transfert en dehors de la province de Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) est effectuée afin de vérifier que vos renseignements personnels bénéficieront du niveau de protection et de confidentialité adéquat.

2. Vos Droits

Vous pouvez exercer à tout moment vos droits liés à la protection des renseignements personnels dans les circonstances prévues par la loi :

• Retrait du consentement : vous avez le droit de retirer votre consentement à l’utilisation des renseignements personnels vous concernant.
• Droit d’accès et de rectification des renseignements personnels détenus à votre sujet : L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Vous avez le droit d’obtenir confirmation du fait que des renseignements personnels vous concernant sont traités par le Club Trafic Québec et le droit de demander quels renseignements personnels en particulier sont en cours de traitement.

Une copie des renseignements personnels vous concernant peut vous être remise sur demande.

Vous avez le droit de demander la rectification de tout renseignement personnel inexact vous concernant.

• Droit à l’oubli : dans certains cas, notamment lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires par rapport aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis ou que la diffusion du renseignement personnel contrevient à la loi, vous avez le droit de demander l’effacement de vos renseignements personnels ainsi que la désindexation de tout hyperlien rattaché à votre nom.
• Droit à la portabilité des renseignements personnels : vous avez le droit de recevoir les renseignements personnels vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et/ou de transmettre ces renseignements à un autre responsable de traitement.

Le responsable de la protection des renseignements personnels du Club Trafic Québec répond dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. À défaut de réponse dans ce délai, la demande est réputée refusée.

3. Comment exercer vos droits ou déposer une réclamation ?

Si vous voulez exercer vos droits, déposer une réclamation au sujet du traitement de vos renseignements personnels ou que vous avez des questions concernant le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez contacter le Responsable de la Protection des Renseignements Personnels du Club Trafic Québec par les moyens suivants :

Courriel: info@clubtraficqc.com

En cas de doute sur votre identité, nous pourrons vous demander de joindre un justificatif d’identité.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait, vous pouvez vous adresser directement à l’autorité de contrôle de la protection des renseignements personnels au Québec : Commission d’accès à l’Information du Québec (CAI).

4. Modification de la notice d’information sur la confidentialité

Le Club Trafic Québec mettra régulièrement à jour la présente notice d’information sur la confidentialité pour qu’elle reflète l’évolution de ses pratiques, de ses services et de la règlementation sur la protection des renseignements personnels. Nous vous informerons de toute modification substantielle dans la manière dont nous traitons vos renseignements personnels.